Organízate con listas de tareas

✅¡Listas, listas y más listas! Hace un tiempo descubrí la gran ayuda que son las listas: de tareas, de la compra, de deseos, de regalos…

Es algo tan sencillo que puedes implementar en tu rutina que en pocos días no te darás ni cuenta y ya estarás organizándote un poco mejor gracias a las listas de tareas.

Tipos de Listas

Hay tantos tipos de listas de tareas como se te puedan ocurrir, y para todo tipo de actividades. Pueden ser listas para organizar tu hogar, donde tengas un listado de cosas que hacer cada semana o cada mes, como por ejemplo poner a lavar las cortinas. Otro tipo de listas puede ser una de tu rutina de skincare, por ejemplo.

Y para llevar tu negocio ¿cuáles serían las que deberíamos hacer? La verdad es que no hay una fórmula mágica, sino que por mi experiencia creo que deben ser listas según tus necesidades y tu tipo de negocio.

Lo mejor es verlo en ejemplos, y yo te cuento aquí cómo lo hago y lo que me funciona, para que tu puedas inspirarte y tener una guía.

Yo hago las siguientes en mi negocio de Diseño Gráfico y Web en Estudio KA:

????????Lista de Tareas General

Realizo una lista general de los proyectos que tengo: sin terminar, por empezar, los que están en marcha y posibles proyectos que puedan surgir por presupuestos realizados. Esto me permite tener una visión general de todo en lo que estoy trabajando y revisar en qué punto está cada uno de los proyectos.

????????Lista de Tareas de la semana

Esta es súper útil, por un lago hago una lista sin pensar demasiado de todo lo que tengo en la cabeza: ideas que no he apuntado, cosas que han surgido y no están planificadas, cosas a tener en cuenta…A esto le añado las tareas atrasadas que no he terminado de la semana anterior, y también las nuevas que debo llevar a cabo esa semana, por proyectos nuevos o reuniones programadas, por ejemplo.

????????Lista de Tareas Del día

Nos sirve muchísimo a mi marido(y socio del estudio) y a mí, porque nos permite saber todo lo que debemos hacer en el día, teniendo en cuenta las dos listas anteriores: la lista general y la de la semana. Vamos repartiendo las tareas y dándoles orden de ejecución según nuestras prioridades, que te cuento a continuación.

Descarga gratis la lista de tareas para planificación diaria que utilizo todos los días

¿Cómo priorizo las tareas?

Lo cierto es que PRIORIZAR es la CLAVE para que este sistema de organización funcione bien: asigna a cada tarea un color o número según el nivel de importancia para ti y tu negocio. Esto lo aplico en mi lista de tareas diaria, pero puede hacerse en la lista general y la semanal también.

Crea una leyenda que utilices siempre, por ejemplo con números sería:

1 el más importante
2 para hacer durante el día
3 que si no da tiempo a hacerla, puede realizarse al día siguiente.

En el caso de colores podría ser:

Color naranja para las tareas más importantes o urgentes
Color amarillo para las de importancia media
Color verde para tareas que no son urgentes

Puedes utilizar números o colores, o ambos. Yo priorizo las tareas de mi lista diaria según estas preguntas:

➡ ¿Me trae un ingreso inmediato?

➡¿Lleva retraso esta tarea o tiene una fecha de entrega muy cercana?

➡¿Cuánto tiempo tardo en hacerla?

Ejemplo:

????????Si una tarea me trae un pago inmediato, se debe entregar esta semana y tardo 30 minutos en hacerla, la pongo primera en mi lista.

????????En cambio, si es un proyecto a largo plazo, voy bien de tiempo y debo dedicar muchas horas, la reservo para un bloque de tiempo donde pueda concentrarme bien, e incluso reparto la misma tarea en varios días seguidos si es necesario.

????????Si además, bloqueas días de reuniones y/o llamadas y tienes muy claro que podrás estar tranquila haciendo tus tareas, mejorarás mucho tu proceso de trabajo ????

¿Tienes algún otro consejo que podamos compartir con otras kukilovers? ¡Te leo!